Les organes dirigeants sont définis par les statuts de AGRODIA en son titre III portant « Organisation et Fonctionnement de l’association. Les définitions, compositions et attributions de chaque membre sont clarifiées selon les chapitres ci-après des mêmes statuts :
TITRE III : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
Chapitre I : Organes d’AGRODIA
Article 16 : Organes
Les organes d’AGRODIA sont :
- l’Assemblée Générale ;
- le Conseil d’Administration ;
- le Bureau Exécutif ;
- les Sections provinciales ;
- les commissaires aux comptes ;
- le secrétariat permanent ;
- les commissions spécialisées.
CHAPITRE II : De l’Assemblée Générale
Article 17 : Définition
L’assemblée générale est l’organe suprême de l’association. Elle est chargée des fonctions d’orientation générale et de délibération au sein d’AGRODIA. Elle regroupe les membres du Conseil d’Administration et les délégués des sections dont le nombre est fixé par le Bureau Exécutif d’AGRODIA.
Article 18 : Bureau de l’Assemblée
Le bureau de l’assemblée générale se compose comme suit :
- un président qui est le président du bureau exécutif
- deux rapporteurs qui sont : le secrétaire général du bureau exécutif et le secrétaire
Article 19 : Types de sessions
Les réunions de l’assemblée générale se tiennent soit en session ordinaire, soit en session extraordinaire.
Article 20 : Convocation
Les assemblées générales sont convoquées conformément aux dispositions prévues par le règlement intérieur.
Section 1 : De l’Assemblée Générale Ordinaire
Article 21 : Attributions
L’assemblée générale ordinaire a les attributions suivantes :
- élire les membres du bureau exécutif ;
- élire les commissaires aux comptes et désigner un auditeur externe en cas de besoin ;
- définir les grandes orientations d’AGRODIA;
- entendre et approuver le rapport moral, d’activités et financier du bureau exécutif ;
- donner quitus de la gestion du bureau ou prendre les mesures disciplinaires ou sanctions ;
- entendre et approuver le rapport des commissaires aux comptes et de l’auditeur externe ;
- entériner les décisions prises par le conseil d’administration ;
- statuer sur toute question qui lui est soumise par le bureau exécutif ou par les membres ;
- adopter ou modifier les statuts et/ou le règlement intérieur ;
- fixer les droits d’adhésion et les frais de cotisation annuelle ;
- Veuillez à l’exécution des activités de tous les membres ;
- prendre acte de l’adhésion de nouveaux membres ;
- donner mandat aux organes appropriés de l’association pour réaliser des tâches déterminées.
Article 22 : Quorum et majorité
L’assemblée générale ordinaire ne délibère valablement que si elle réunit le quorum d’au moins 2/3 des membres statutaires de l’assemblée générale à jour de leur cotisation. Lorsque le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée générale est convoquée dans un délai de 15 jours. Cette assemblée délibère quel que soit le quorum.
Les délibérations de l’assemblée générale ordinaire sont acquises à la majorité simple des membres présents à l’assemblée. En cas d’égalité de voix, celle du président est prépondérante.
Section 2 : De l’Assemblée Générale Extraordinaire
Article 23 : Attributions
L’assemblée générale extraordinaire a les attributions suivantes :
- délibérer sur toute modification des statuts et/ou du règlement intérieur ;
- décider du transfert du siège social ;
- décider de la dissolution, de la fusion ou de l’affiliation de l’association.
- Décider de la cessation des activités des membres du bureau exécutif, des commissaires aux comptes et de l’auditeur externe et procéder à la mise en place d’un bureau provisoire.
Article 24 : Quorum et majorité
L’assemblée générale extraordinaire ne délibère valablement que si elle réunit le quorum d’au moins 3/4 des membres statutaires de l’association à jour de leur cotisation.
Les délibérations de l’assemblée générale extraordinaire sont acquises à la majorité des trois quarts (3/4) des membres présents à l’assemblée.
CHAPITRE III : Du Conseil d’Administration
Article 25 : Définition et composition
Le Conseil d’Administration est l’instance de décision de l’association dans l’intervalle de deux Assemblées Générales. Elle réunit les membres du Bureau Exécutif et les présidents des sections provinciales. Le Conseil d’Administration est présidé par le Président du Bureau Exécutif.
Article 26 : Attributions
Il a pour attributions de :
- adopter le plan d’action et le programme d’activités du bureau exécutif ;
- entendre et approuver le rapport annuel moral, d’activités et financier du bureau exécutif ;
- donner quitus de la gestion du bureau ou prendre les mesures disciplinaires ou sanctions dans les limites de son pouvoir ;
- entendre et approuver le rapport annuel des commissaires aux comptes et de l’auditeur externe ;
- entériner les décisions prises par le Bureau Exécutif ;
- statuer sur toute question qui lui est soumise par le bureau exécutif ou par les sections provinciales ;
- donner mandat aux organes appropriés de l’association pour réaliser des tâches déterminées.
CHAPITRE IV : Du Bureau Exécutif
Article 27 : Définition et composition
Le bureau exécutif est l’organe d’exécution, de supervision et de suivi des activités d’AGRODIA entre deux assemblées générales. Il est composé de huit (08) membres :
- un président ;
- un vice-président
- un secrétaire général ;
- un secrétaire général adjoint ;
- un trésorier général ;
- un trésorier général adjoint ;
- un secrétaire à l’organisation ;
- un secrétaire à l’information
- Une secrétaire de la mobilisation féminine
Article 28 : Désignation
Les membres du bureau exécutif sont élus par scrutin secret et à la majorité simple par l’assemblée générale ordinaire pour un mandat de trois ans renouvelable une fois pour le même poste. Tout membre défaillant avant la fin de son mandat sera remplacé par un intérimaire jusqu’à la plus prochaine session de l’assemblée générale.
Article 29 : Attributions et mandat
Le bureau exécutif :
- veille à l’exécution des décisions et des résolutions prises par l’assemblée générale ;
- propose au conseil d’administration un programme d’activités et le budget prévisionnel y afférent ;
- supervise les activités de l’association ;
- délègue ses pouvoirs à toute structure mise en place par l’assemblée générale dans les limites de ses compétences ;
- assure la gestion des ressources matérielles, financières et humaines de l’association ;
- représente l’association auprès des partenaires des secteurs publics et privés.
Le bureau rend compte à l’assemblée générale et au conseil d’administration de ses activités. Les tâches de chaque membre du bureau exécutif sont précisées par le règlement intérieur.
CHAPITRE V : des Sections Provinciales
Article 30 : Définition et composition
La section provinciale constitue le cadre de concertation et d’échanges d’informations des membres d’AGRODIA évoluant dans les limites d’une province donnée. A ce titre, est constituée par les membres des villages et communes de la province.
Elle regroupe à cet effet l’ensemble des membres d’AGRODIA évoluant dans la province.
La section est dirigée par un Bureau de quatre (4) membres :
- un président
- un secrétaire
- un trésorier
- un responsable à l’information et à l’organisation.
Deux (2) Commissaires aux Comptes assurent le contrôle de la gestion du Bureau.
Le mandat des membres du bureau de la section ainsi que des commissaires aux comptes est de trois ans renouvelable une fois.
Article 31 : Attributions
La section a pour attribution de :
- représenter l’association à l’échelle de la province ;
- échanger sur l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et/ou du Conseil d’Administration ;
- entendre et approuver le rapport annuel moral et financier du bureau de la section;
- donner quitus de la gestion du Bureau de la section ou prendre les mesures disciplinaires ou sanctions dans les limites de son pouvoir ;
- entendre et approuver le rapport annuel des commissaires aux comptes et de l’auditeur externe ;
- statuer sur toute question qui lui est soumise par les membres du Bureau de la Section ;
- donner mandat aux membres du Bureau pour représenter la Section au Conseil d’Administration.
CHAPITRE VI : des Commissaires aux Comptes
Article 32 : Définition et composition
Le contrôle interne de la gestion d’AGRODIA est assuré par des commissaires aux comptes. Ils sont chargés de vérifier et de contrôler la régularité et la sincérité des comptes tenus par les trésoriers.
Les commissaires aux comptes sont deux (2) membres élus par l’assemblée générale parmi les membres de l’association pour un mandat de trois (3) ans renouvelable une fois.
CHAPITRE VII : du Secrétariat Permanent
Article 33 : attributions
Le Secrétariat Permanent assiste le bureau exécutif dans l’administration de l’association. Il consacre son activité à temps plein au service de l’association. Il joue un rôle de coordination entre l’association et les partenaires de celle-ci. Il renforce les capacités de gestion de l’association en vue de la rendre plus dynamique et plus crédible. Il a également pour objectif de rechercher des partenaires au profit de l’association.
Les membres du secrétariat permanent sont recrutés par le Bureau Exécutif.
CHAPITRE VIII: Commissions Spécialisées
Article 34 : création
Dans le but d’accroître son efficacité et d’améliorer ses relations avec les partenaires techniques et financiers, l’assemblée générale donne mandat au bureau exécutif pour créer des commissions spécialisées.
Ces commissions fonctionnent sous l’entière responsabilité du bureau exécutif à qui elles ont un devoir de compte rendu et de rapports.
Il faut souligner que AGRODIA bénéficie de l’accompagnement de salariés qui veillent au fonctionnement quotidien de la structure :
- Une Secrétaire Permanente
- Un comptable
- Un aide-comptable
- Une secrétaire-caissière
- Une chargée de communication et marketing
- Un ingénieur agronome
- Un chargé de Programmes Mobilisation de Ressources & de suivi évaluation
- Des chauffeurs (03)